Les questions à se poser pour annuler un camp
À la lecture des mesures spécifiques à respecter pour organiser les camps de cet été, il est possible que ton équipe et toi réfléchissiez à annuler votre camp pour privilégier la mise en place d’une autre alternative ou la préparation de la rentrée patro de septembre. Voici un récapitulatif des questions à se poser pour annuler un projet de camp en Belgique :
Des engagements financiers
- Avez-vous pris des engagements financiers ?
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- Location d’un endroit de camp
- Réservation d’un moyen de transport
- Location d’un véhicule
- Commande de nourriture
- Réservation d’activité spéciale
- …
- Si oui, quelles conditions d’annulation sont précisées dans les contrats ? Pouvez-vous récupérer les acomptes versés ? Quelle démarche devez-vous effectuer pour annuler les contrats ?
- Les participants ont-ils versé des acomptes durant l’année en prévision du séjour ? Prévoyez-vous de communiquer vers les parents pour le remboursement ?
D’autres types d’engagements
- Avez-vous réservé des tentes et autres matériels au Centre de Prêt de Matériel de Naninne ? En avez-vous encore besoin ? Comment libérer ce matériel pour qu’il bénéficie à d’autres groupes ?
- Avez-vous un accord avec la commune pour un service gratuit (transport de matériel, bus communal…) ? Qui faut-il contacter pour signaler l’annulation du camp ?
- Disposez-vous d’un endroit de camp sans contrat ? Comment prévenir le propriétaire ?
- Quelles dates avez-vous indiqué pour vos déclarations à l’ONE ou à l’Apaq-W ? Qui se charge de modifier les dates si le camp a été reporté ou de prévenir s’il a été annulé ?
- Les parents ont-ils reçu des informations concernant le camp ? Faut-il rectifier la communication et/ou répondre à leurs questions ? Comment organiser cela en respectant les règles de déconfinement ?
La question des stages pratiques
- Est-ce qu’il y a des animateurs, en cours de formation, qui comptaient sur ce camp pour faire leur stage pratique ? Si oui, ont-ils des alternatives pour effectuer ce stage ?
- Sont-ils au courant qu’ils peuvent effectuer leur stage à un autre endroit à condition qu’il soit reconnu comme Centre de Vacances* ?
(*) Camp d’un autre patro, d’un groupe d’un autre mouvement de jeunesse ou dans une plaine. Durée du stage pratique 75h correspondant à minimum 2 semaines consécutives en plaine ou une période de 6 jours en camp.
Besoin d’aide ?
Vous n’êtes pas seuls pour effectuer les démarches liées à l’annulation d’un camp. Les parents, accompagnateurs adultes, accompagnateurs de sens et les anciens peuvent vous soutenir à leur manière. Pensez aussi à contacter votre responsable de régionale qui peut vous accompagner dans ces démarches !