6 conseils pour une réunion réussie
Des réunions interminables, peu productives… Tu en as déjà vécu. Tu en ressors avec l’impression que rien n’a avancé. Résultat : tout le monde repart frustré.
Découvre ci-dessous des conseils pour faire de tes réunions d’équipe des moments fun, conviviaux mais surtout productifs !
1. Un objectif
La première astuce pour des réunions efficaces est d’avoir un objectif clair. Une réunion est utile quand on en a besoin.
Tu veux savoir si la réunion prévue est utile ? Pense à ceci : « Est-ce que si on ne la fait pas, cela posera problème ? » Si la réponse est non, ne l’organise pas. Prévois un ordre du jour fixe et tiens-y toi.
2. Des rôles bien répartis
Avant de commencer la réunion, il est important que chacun ait quelque chose à faire pour se sentir investi.
Les rôles essentiels :
- Le meneur : prépare l’ordre du jour, le contenu et mène la réunion le jour J.
- Le secrétaire : prend les notes et envoie le compte-rendu.
- Le gardien du temps : s’assure que le timing est bien respecté et le signale si ce n’est pas le cas.
- Le garde-manger : prévoit la petite collation, pour que chacun se sente bien.
Les autres rôles utiles :
- L’arbitre : s’assure que toutes les opinions soient prises en compte.
- Le responsable méta : observe le langage non-verbal des participants à la réunion. Il fait un petit feedback à la fin de celle-ci.
3. Un climat bientraitant
Tu aimerais une atmosphère d’écoute et de bonne ambiance lors de ta réunion ? Alors, voici 4 principes à suivre pour que la bientraitance soit au cœur des échanges.
« Les personnes présentes sont les bonnes personnes.»
« On a le droit de ne pas être d’accord. »
« Chacun s’engage en fonction de ses disponibilités et de ses compétences. »
« On a le droit à l’erreur. »
Rappelle–les en début de réunion. Chacun sera alors dans de bonnes dispositions pour la vivre.
4. Des techniques créatives
Tes réunions ne doivent pas toujours avoir la même forme. Les techniques d’intelligence collective sont un bon atout pour varier leur déroulement.
La technique du Dot Voting peut te permettre de mettre des priorités dans un projet. Faites un brainstorming pour lister les choses à faire pour votre projet. Ensuite, chaque participant reçoit 3 gommettes. Il les place alors là où il faut mettre la priorité selon lui. Les actions à faire en priorité sont celles avec le plus de gommettes (Guide de survie aux réunions, Sacha Lopez, David Lemesle, Marc Bourguignon).
Pour en apprendre plus sur ces techniques : https://media.worklab.fr/.
Et n’oublie pas un petit defreezing (brise-glace) et un tour de ressenti des émotions pour bien débuter ta réunion.
5. Du visuel dans tes réunions
Utiliser des supports visuels, c’est permettre à tous de suivre et de comprendre ta réunion (certains retiennent mieux avec les yeux).
Tu informes tout le monde en fonction de son type d’intelligence et tu gardes aussi des traces de ce que vous vous êtes dit.
6. Des décisions consenties et suivies
Une fois la décision prise en réunion, il est important qu’elle soit suivie par tous. Et pour cela, il faut qu’elle soit consentie. N’oublie donc pas que chacun doit pouvoir donner son avis, mais aussi faire des compromis.
Assure-toi que les décisions que vous avez prises sont suivies et ne posent de problème à personne. Pour cela, un outil efficace est l’évaluation.
Pour faire de toi le pro des réunions et de la dynamique de groupe : rends-toi à la Multi !
